مبانی سازمان و مدیریت

علوم خاصی در موفقیت شرکت های بزرگ تاثیر گذار هستند  و سازمانهایی که فاقد دانش باشند توان رقابت ندارند.  دانش ابزار رقابتی برای موفقیت سازمانها بوده و تولید امروز مبتنی بر آن چیزی است که مردم نمی دانند .

بنظر پروفسور هنر دانش  سه لایه دارد:

 ۱) دانش کسب شده     ۲) دانش منحصر به فرد      ۳) دانش خلاق

هر سازمان دارای محدودیت ها و توان خواص خود می باشد که با توجه به این محدودیت و توانمندیها، شاهد روشهای متفاوت  سرمایه‌گذاری‌ هستیم .

تعریف سازمان :  پدیده ای اجتماعی و آگاهانه هماهنگ شده با حدود مشخص برای تحقق اهداف و بر اساس یک سلسله مبانی دائمی .

انواع سازمان ها : انتفاعی- تولیدی - غیر انتفاعی

تعریف مدیریت :  فرآیند برنامه ریزی و سازماندهی و هدایت و نظارت بر کار اعضاء سازمان واستفاده از کلیه منابع قابل دسترسی برای رسیدن به هدف های تعیین شده سازمان .

مهارتهای مدیران شامل : مهارتهای ادراکی -  مهارتهای فنی - مهارتهای انسانی می باشد

متافور:  مقایسه می‌کند سازمان را با افراد زنده که از یکسری اجزاء  تشکیل شده . حال با دیدگاه سیستمی ، علاوه بر کل نگری  بایستی به اجزاء  آن توجه شود. کار اجزاء  در راستای اهداف اصلی می باشد .

مراحل شکل گیری سازمان :

مرحله اول شکل گیری سازمان کارآفرینی است که در این مرحله خلاقیت به شدت بالاست .  مرحله دوم شکل گیری سازمان ، شکل گیری اجتماعی میباشد که در این حالت  رسمیت داریم ولی میزان رسمیت کم است . مرحله سوم رسمی شدن میباشد که در این مرحله نقش هر فرد  مشخص می شود .  مرحله چهارم مرحله رشد و بلوغ که به پیچیده شدن سیر می کند .

اثربخشی یعنی استفاده از منابع برای رسیدن به اهداف سازمان .  دقت کنیم در اینجا نتیجه مهم است .

کارائی یعنی کار به نحو احسن  انجام میشود  و ممکن است ربطی به اهداف سازمان نداشته باشد

یک مثال کاربردی برای کارایی و اثربخشی :  برای  آمبولانسی که  تلاش برای حمل بیمار داشته ولی به فوت منجر شده است .  کارایی خیلی بالا بوده ولی اثربخشی نداشته .

ارزشمند ترین منبع هر سازمان مدیریت آن بوده و مدیر باید به ابزار دانش مسلح باشد .  سازمان های دانش مدار و یادگیرنده نوآوری دارند .

تفکرات استراتژیک برای هر سازمان تدوین میشود که این تفکرات حکم لباس برای مدیر را  دارد .

دقت کنیم آهنگ تغییرات بسیار آرام هستند ولی در حال گسترش . هیچ ساختاری خالی از اشکال نیست و هر ساختار بستگی به سایز سازمان و نوع خدمات و محصول هر سازمان  دارد .

ابزارهایی مثل مدل EFQM یا مدل سرآمدی با تمرکز بر موضاعات ذیل میباشند :

۱- نتیجه گرایی   ۲- تمرکز بر مشتری  ۳ - رهبری و ثبات  ۴ -  رویکرد فرایندی در مدیریت   ۵- مشارکت کارکنان و توسعه آنها ۶- همواره بهبود و نوآوری مستمر ۷ - تفکر برد - برد   ۸ - حساسیت نسبت به مسئولیت های اجتماعی

خیلی از سازمانها به صورت ناآگاهانه اقدام به استفاده از ابزارهای مدیریتی می‌نمایند که ممکن است به نفع یا به ضرر آنها باشد.

اهداف رفتار سازمانی به ترتیب عبارتند از :

۱)  توجیه   ۲) پیش بینی   ۳) بهبود کیفیت و بازدهی   ۴) بهبود مهارت افراد

توانایی                 =  مهارت      *   دانش

انگیزش                =  موقعیت     *   نگرش

عملکرد بالقوه فرد    =  توانایی      *    انگیزش

نتایج سازمانی         =  فرصتها     *  منابع  *   عملکرد بالقوه

سود            =   کارمند باهوش  +    مدیر باهوش

تولید           =  کارمند نادان     +    مدیر باهوش

ارتقاء          =  کارمند باهوش  +     مدیر نادان

اضافه کاری  =  کارمند نادان     +     مدیر نادان

برنامه‌ریزی ابزاری است برای انتخاب به چگونگی رسیدن به هدف

نگاه مدیر نگاه کنترلی است و همیشه از بالا به پایین است در صورتی که  نگاه رهبر به بالا و افق گراست . رهبر الهام بخش  اعتماد است .

هدف ساختار سازمانی جهت دادن اطلاعات به سوی مدیران و توزیع اختیار برای تصمیم گیری است .  ساختارهای سازمان به صورت رسمی و یا غیر رسمی هستند . ساختار غیر رسمی بیانگر حالت واقعی و ماهیت سازمان غیر رسمی به صورت شخصی است .

عناصر ساختار سازمانی عبارتند از تمرکز و  پیچیدگی و رسمیت .

 رسمیت یک رویه است .  حدی است که سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش  به قوانین و مقررات متکی باشد .  اگر  شغلی دارای رسمیت بالاتر باشد  آزادی عمل فردی بسیار پایین است .  میزان رسمیت در سازمان های مختلف متفاوت است .  هرچه سلسله مراتب بالاتر برود، رسمیت کمتر میشود . در سطوح بالا قدرت تصمیم گیری افزایش  پیدا می کند .

دلائل اهمیت رسمیت در سازمانها :

۱- استاندارد شدن کارها  ۲- استاندارد شدن رفتارها  ۳- کاهش تغییر پذیری ۴- افزایش هماهنگی  ۵ - رسمیت بیشتر باعث آزادی عمل کمتر میشود .

مدیران نسبت به پردازش اطلاعات محدودیت دارند  و اگر بیش از ظرفیت، اطلاعات انتقال شود باعث انباشت اطلاعاتی می گردد.  توانایی مدیران برای دقت در خصوص داده های اطلاعاتی که دریافت می‌کنند محدود است .  عدم تمرکز فرصت‌های آموزشی را برای کارکنان کم تجربه افزایش می‌دهد .

عواملی که در غیر متمرکز کردن سازمان موثر است عبارتند از:

۱- اندازه فعلی سازمان  ۲- مشتریان سازمان  ۳ - عرضه کنندگان کالاهای مورد نیاز سازمان ۴- اتخاذ تصمیمات مرجع  ۵ مطلوب بودن  خلاقیت در سازمان

هر چقدر پیچیدگی در سازمان بیشتر است یعنی افراد متخصص بیشتری وجود دارد بنابراین تمرکز کمتری خواهیم داشت

پیتر دراکر معتقد است استراتژی ساختار میسازد . ساختار وسیله‌ای برای حصول اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمان است.

باید ابزاری متناسب با استراتژی ها پیدا کنیم .

استراتژی یعنی  به کار بردن روش هایی که منابع تخصیص یافته را به هدف  نزدیک نماید .  اهداف ممکن است اولیه یا ثانویه یا اصلاحی باشند .

استراتژی ها  می‌توانند  یا بصورت طرح ریزی شده  یعنی از قبل تعیین شوند که چه اعمالی انجام میشود  یا بصورت تکاملی تغییر کنند. استراتژی لباسی است که به تن مدیریت دوخته میشود .

در سازماندهی مجدد باید دقت کنیم که   ۱ -  تصمیم های  کلیدی سازمان خود را شناسایی کنیم ۲-  مشخص نماییم که این تصمیم در کجای سازمان کاربرد دارد  ۳-  ساختار کلان شرکت را بر مبنای منابع ارزش شرکت بچینیم  ۴- مشخص نماییم که تصمیم گیران به چه  سطحی از اختیارات نیاز دارند  ۵- هماهنگ سازی سایر اجزاء سازمان مانند پاداش و جریان اطلاعات و فرآیندها با سیستم های مربوط به تصمیم گیری ۶- کمک به مدیران در توسعه مهارتها و رفتارهای مورد نیاز برای تصمیم گیری خوب و سریع

تعریف ریسک :  انحراف بین بازده مورد انتظار و بازده واقعی .هرچه ریسک افزایش پیدا کند بازده مورد انتظار بالا می رود.

آقای  مینتز برگ عنوان کرد یک سازمان از پنج قسمت تشکیل می شود:

۱)  بدنه  اصلی  عملیات که در اینجا  تصمیمات غیر متمرکز و  بروکراسی حرفه‌ای حاکم میباشد ۲)  بخش مالی سازمان که کنترل متمرکز و ساختار ساده است  ۳)  بخش میانی  و دارای ساختار بخشی است ۴) متخصصین فنی که  دارای ساختار بوروکراسی ماشینی و استانداردسازی و کنترل می باشند   ۵)  بخش سند پشتیبانی دارای ساختار آزاد .

ساختار ساده متناسب سازمان های کوچک  و در مرحله شکل گیری و محیط های ساده و پویا  که مدیر ارشد آن مالک سازمان و خواهان تمرکز و قدرت میباشد و همچنین مجموعه هایی که دارای کارکنان کم تعداد هستند . نقاط ضعف ساختار ساده :  محدودیت در قابلیت کاربرد  و عدم کیفیت زمانی . بطوریکه وقتی  اندازه سازمان افزایش می یابد و زمینه  سو استفاده از قدرت مهیاست وحول خواسته های فردی ریسک افزایش پیدا میکند. همچنین یک سکته قلبی منجر به متلاشی شدن مرکز تصمیم‌گیری می گردند و نقاط قوت ساختار ساده :  قابلیت انعطاف و هزینه کم برای حفظ  آن و عدم وجود لایه های زائد  و حداقل بودن میزان  ابهام .

دقت کنیم هر کجا رسمیت بالا باشد خلاقیت پایین است مثل بیمارستان ها آموزشگاه های علمی و موسسات چرا که وقتی متخصصان فنی حاکم بر سازمان باشند بروکراسی بالا رفته و استانداردسازی کنترل میشود . افزایش استاندارد سازی یعنی تقویت چهارچوب .

گردآوری : ابوالفضل رهنمایی